Ten artykuł zawiera podstawową wiedzę, którą musi mieć zarządzający obiektem by zoptymalizować zlecanie usług związanych w utrzymaniem wykładzin tekstylnych.
Wykładziny tekstylne w obiektach biurowych to obecnie najpopularniejszy sposób wykończenia powierzchni podłogowych. Stosuje się je w salach konferencyjnych, biurach tradycyjnych i typu open spece, ciągach komunikacyjnych. W nowoczesnych biurowcach w zasadzie są wszędzie oprócz toalet, powierzchni gastronomicznych i wydzielonych części wspólnych.
Wykładziny dywanowe zdecydowanie podnoszą poczucie komfortu użytkowników obiektu. Mają jednak jedną wadę,- nie są to twarde powierzchnie zmywalne co powoduje nieco komplikacji przy codziennym sprzątaniu, okresowej pielęgnacji, praniu bądź odplamianiu.
Na rynku obiektów biurowych zdecydowanie dominują dwa systemy montażu wykładzin tekstylnych. Najpopularniejsze są wykładziny klejone bezpośrednio do podłoża lub do stelaży. Często występują również płytki dywanowe, które przeważnie nie są przyklejane lecz układane z pomocą płynów antypoślizgowych. Występują one najczęściej w nowoczesnych biurowcach, gdzie instalacje położone są pod podłogami podniesionymi.
Producenci wykładzin na swoich stronach internetowych podają zalecane sposoby czyszczenia i konserwacji wykładzin. Przeważnie są to wskazówki ogólne jeśli chodzi o technologię. Zdarza się również, że zalecane przez producentów środki nie są dostępne na rynku polskim.
Utrzymanie bieżące
Bieżącą pielęgnacje wykładzin wykonuje zawsze serwis sprzątający, który obsługuje budynek/powierzchnię. Prace pielęgnacji bieżącej polegają na odkurzaniu i ewentualnym odplamianiu powierzchni wykładziny. Ważne by pracownicy serwisu wyposażeni byli w odpowiedni sprzęt. Do odkurzania zastosować można zwykłe odkurzacze biurowe tzw. kubełkowe. Zdecydowanie lepiej jednak sprawdzą się odkurzacze kolumnowe z elektroszczotką, które nie tylko odkurzą lecz również wybiorą z runa wykładziny zanieczyszczenia stałe oraz podniosą zadeptane runo. Odkurzacze kolumnowe są bardziej wydajne od zwykłych „biurówek” ze względu na większą szerokość ssawy i lepszy komfort pracy. Na dużych powierzchniach, gdy wykładziny tekstylne położone są w ciągach komunikacyjnych, holach, do odkurzania zaczynają być stosowane tzw. rydwany. Są to odkurzacze przypominające wyglądem maszyny szorująco – zbierajace, obsługiwane przez operatora stojącego. Moduł odkurzający w takich maszynach ma szerokość roboczą ok. 60 cm. Dodając do tego maksymalną prędkość odkurzania wydajność pracy wzrasta kilkukrotnie w porównaniu z innymi rodzajami odkurzaczy.
Warto więc już na etapie oferty by dostawca usługi wyspecyfikował sprzęt przeznaczony do odkurzania wykładzin.
Większość plam na wykładzinach w obiektach biurowych to plamy po kawie. Są one stosunkowe łatwe do usunięcia pod warunkiem usuwania ich na bieżąco w sposób profesjonalny. Ważne by pracownicy serwisu sprzątającego byli przeszkoleni w zakresie odplamiania. Nie muszą oni posiadać specjalistycznej wiedzy i całej gamy odplamiaczy. Wystarczy, że mają świadomość jakich środków absolutnie nie wolno nanosić na plamę i w jaki sposób wykonać podstawowe czynności. Niestosowanie się do procedur może skutkować nieodwracalnymi uszkodzeniami włókien wykładziny, utrwaleniem i zwiększeniem zasięgu plamy. W tym przypadku kierujemy się lekarską zasadą: po pierwsze nie szkodzić.
Zlecenie prania
Przeprowadzane nawet najbardziej profesjonalne utrzymanie bieżące wykładziny nie uchroni nas przed jej okresowym doczyszczaniem. W umowach z serwisami sprzątającymi pojawia się wzięty z doświadczeń domowych termin „pranie wykładzin”. Dla zamawiającego sprawa jest jasna. Wykładzina jest brudna to trzeba ją wyprać. Nikt nie zastanawia się co tak naprawdę kryje się pod tym z pozoru jasnym dla wszystkich terminem. Robimy więc rozeznanie rynku pod kątem prania wykładzin i dostajemy oferty z rozrzutem cenowym od 1,50 do 10 zł za metr kwadratowy wypranej wykładziny. Skąd biorą się takie różnice w cenach?
Otóż musimy przyswoić sobie kilka podstawowych informacji technologicznych. Okresowe doczyszczanie wykładzin to 6 różnych metod, z czego 4 to metody pielęgnacyjne a 2 to metody prania gruntownego. Do metod pielęgnacyjnych zaliczamy bonetowanie, sucha piana, kapsulacja i suche wiórki. Pranie gruntowne to szamponowanie i ekstrakcja. Nie będziemy tutaj wchodzić w szczegóły technologiczne poszczególnych metod. Ogólnie metody pielęgnacyjne mają za zadanie odświeżyć wygląd wykładziny. Nie powodują jednak usunięcia wszystkich zalegających w wykładzinie zabrudzeń. Co więcej każde następne użycie metody pielęgnacyjnej obniża jej skuteczność. Często mamy do czynienia z taką sytuacją, że „wyprana” wykładzina po miesiącu wygląda gorzej niż przed praniem. Wynika to z nadmiaru nieusuniętej chemii wymieszanej z brudem, która zalega w wykładzinie. W takiej sytuacji czas na zastosowanie metody gruntownej. Najczęściej obecnie będzie to ekstrakcja. Lancą odkurzacza ekstrakcyjnego natryskujemy pod ciśnieniem na powierzchnie wykładziny środek do „płukania”. Jednocześnie ta sama lanca ma ssawę, która zbiera natryśnięty środek wraz z brudem. Proces powinien zakończyć się wypłukaniem z powierzchni wykładziny wszystkich zabrudzeń rozpuszczalnych w wodzie.
Przyjmuje się, że co kilka prań pielęgnacyjnych powinno zastosować się metodę prania gruntownego. Ta teoria w praktyce często jest modyfikowana. Firmy profesjonalne specjalizujące się w profesjonalnym praniu wykładzin często na jednym obiekcie nie stosują jednej metody lecz łączą je ze sobą. Powierzchnie intensywnie użytkowane, o bardzo dużym stopniu zabrudzenia prane są ekstrakcyjnie a reszta za pomocą bonetowania lub kapsulacji.
Często popełnianym błędem jest również pranie wykładzin nowych. Każda wykładzina jest zaimpregnowana fabrycznie a użycie na niej środka chemicznego powoduje degradację impregnacji czyli zniszczenie zabezpieczenia przez zabrudzaniem się. Wykładziny nowe w zależności od intensywności użytkowania i skuteczności sprzątania bieżącego można prać po raz pierwszy po 2 a nawet 3 latach od położenia.
Firmy specjalistyczne świadczą również usługi impregnacji wykładzin. Nie jest ona tak skuteczna jak impregnacja fabryczna ale warto się nad nią zastanowić. Poprawnie wykonana impregnacja może 2-3 krotnie wydłużyć czas do następnego prania. Koszt impregnacji wynosi ok. 40% wartości prania ekstrakcyjnego. Problemem jest trudność szybkiej weryfikacji rzetelności wykonania usługi.
Zlecenie prania odbywa się przeważnie na podstawie kilku zdaniowego zamówienia określającego cenę i termin wykonania usługi. Co ciekawe zamawiający nie wymagają od dostawców podpisania umowy, w której byłyby określone zastosowane technologie, warunki gwarancji i procedury reklamacyjne. Wynika to zapewne z braku wiedzy kupującego co on tak naprawdę kupuje. Brak wiedzy może skutkować nie tylko zniszczeniem wykładziny lecz narobieniem poważnych szkód na obiekcie. Wystarczy, że na przykład zakontraktujemy pranie w firmie która zaleje nam instalacje podpodłogowe. Ważne: nie każda metoda prania nadaje się do stosowania na każdym rodzaju wykładziny.
Praktycznie nie zdarza się, że okresowe pranie wykładzin jest zaplanowane na zasadach wieloletniego planu. Ideałem byłoby przygotowanie np. 5 letniego programu bieżącego czyszczenia, pielęgnacji i prania wykładzin. Najczęściej jednak zlecenia pojawiają się ad hoc, np. gdy do obiektu przyjeżdża ważna delegacja z zagranicznej centrali użytkownika powierzchni. Czyli zarządzanie czystością odbywa się na zasadach domowych – jak mamy ważnych gości to trzeba przygotować dom „na błysk”.
Organizacja
To co najbardziej interesuje zlecającego usługę okresowego doczyszczania wykładzin to czas schnięcia, czyli czas na jaki powierzchnia jest wyłączona z eksploatacji. W przypadku metod pielęgnacyjnych jest to do 30 minut do maksymalnie 4 godzin. W poprawnie wykonanych metodach gruntowne to od 12 do 24 godzin. Dokładny czas zależy od wielu czynników tj. temperatura otoczenia, wilgotność, wentylacja pomieszczeń, wysokość runa, konstrukcja i gramatura wykładziny. Czas schnięcia można skrócić korzystając ze specjalistycznych wentylatorów do suszenia powierzchni tekstylnych.
Proces prania wiąże się z usunięciem z pomieszczeń sprzętów ruchomych: foteli, kontenerów ewentualnie stolików. Warto mocno skupić się na stronie organizacyjnej, poprosić użytkowników powierzchni o opisanie wyżej wymienionych sprzętów, pochowanie dokumentów i innych przedmiotów znajdujących się na sprzęcie, który będzie wyjeżdżał z pomieszczenia. Jeśli po wyschnięciu wykładziny w gestii firmy usługowej jest przywrócenie pomieszczenia do stanu pierwotnego robi ona dokładną dokumentację fotograficzną. Często jednak jest na odwrót i to użytkownicy po przyjściu do pracy sami wwożą sprzęt na swoje miejsce. Ważne by ustawiać sprzęt na powierzchni całkowicie wysuszonej. Inaczej na przykład meble mogą napęcznieć od spodu a na wykładzinie powstać trudne do usunięcia rdzawe odbarwienia od doniczek.
Im więcej ustaleń na piśmie chce robić z nami firma usługowa tum większą mamy pewność, że mają bogate doświadczenie w tym zakresie.
Koszty
Wróćmy do tematu kosztów wykonania usługi prania wykładzin. Poniżej przedstawiam przykładowe kosztorysy dla dwóch metod prania.
Podstawą kalkulacji jest wydajność całkowita czyli ilość metrów kwadratowych, którą jest w stanie wyprać w ciągu 1 godziny 3 osobowa ekipa. W przypadku prania pielęgnacyjnego (kapsulacja, bonetowanie) jest to 100 m/h a w przypadku ekstrakcji 40m/h. Przy obliczaniu wydajności uwzględniono wszystkie prace dodatkowe, typu przygotowanie powierzchni, odplamianie. Ustalenie wydajności nastąpiło poprzez wywiady z czołowymi firmami specjalistycznymi zajmującymi się praniem dywanów.
W kosztorysach uwzględniono pełne cykle technologiczne poszczególnych metod prania, które zapewniają optymalną jakość wykonanej usługi. Nie wszyscy wykonawcy na rynku polskim się do nich stosują stąd mogą wynikać niższe wartości wykonywanych usług. Nie oznacza to oczywiście, że jak dostaniecie Państwo niższe o 30% -50% oferty to wykonawca jest „partaczem”. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie a zamieszczone kalkulacje mają pokazać różnice kosztów przy zastosowaniu różnych metod prania.
Co ciekawe dla mniejszej ilości metrów kwadratowych podane wydajności mogą znacznie spaść. Zasada ta nie działa w drugą stronę. Przy większej powierzchni na 9 000 mkw wydajność nie wzrośnie w sposób istotny.
Naprawdę warto znać przynajmniej podstawową charakterystykę zamawianej usługi. Nie jest to wiedza tajemna o wysokim stopniu komplikacji. O dziwo jej stopień przyswajalności przez zamawiających jest bardzo niewielki. Niestety w pewnym stopniu dotyczy to również firm usługowych, którym zlecamy pranie wykładzin. Tym większa odpowiedzialność spoczywa na zamawiającym by dokonał przemyślanej weryfikacji usługodawcy a nie ślepo wierzył w jego profesjonalizm. Taka ślepa wiara często kończy się na sali sądowej co nie jest korzystne dla żadnej ze stron.