Czy może być coś prostszego niż sprzątanie terenów zewnętrznych? Wystarczy przecież zebrać śmieci, zamieść i odśnieżyć. W zasadzie tak, tyle że traktując tę usługę jako proces biznesowy zarządzający obiektem musi zwrócić szczególną uwagę na wiele newralgicznych kwestii.
Zakres kontraktu
Utrzymanie terenów zewnętrznych można podzielić na dwa sezony letni i zimowy. Sezon letni trwa przeważnie od 1 kwietnia do 31 października, zimowy to pozostałe miesiące roku. Okresy te są sprawą umowną między wykonawcą i zamawiającym i w różnych częściach mogą się nieznacznie od siebie różnić.
Tereny jakie podlegają obsłudze to powierzchnie utwardzone takie jak parkingi, chodniki, place oraz tereny zielone. W okresie letnim do obowiązków serwisu sprzątającego należy usuwanie zabrudzeń nieprzylegających do podłoża, śmieci, piasku, niedopałków, gum do żucia. Czynności te w zależności od wielkości obsługiwanej powierzchni wykonywane są ręcznie lub mechanicznie. Do tego celu służą miotły i zamiatarki. Rozpiętość sprzętowa jest ogromna, od miotły za 10 zł do wielofunkcyjnego nośnika narzędzi za 400 000 zł Obsługa terenów zielonych to przeważnie utrzymanie trawników i nasadzeń. Do tego dochodzą czynności związane z obsługą koszy na śmieci tj. opróżnianie, mycie, wymiana worków.
Ciekawiej robi się w okresie zimowym. Tu w zakresie mamy odśnieżanie terenów utwardzonych, traktowane jako usuwanie śniegu, błota pośniegowego i oblodzeń z powierzchni, pryzmowanie i wywożenie śniegu. Do zadań serwisu sprzątającego często należy też pomiar grubości pokrywy śnieżnej i ewentualne odśnieżanie dachu.
Stawki
To, ile zapłacimy za całoroczne zimowe utrzymanie terenów zewnętrznych zależy od ich wielkości, rodzaju powierzchni zielonych i utwardzonych, zakresu obowiązków, częstotliwości ich wykonywania, lokalizacji obiektu, użytych materiałów eksploatacyjnych i wielu innych czynników. Przykładowo jeśli chcemy kosić trawę 3 razy w roku to za jednostkowe koszenie zapłacimy 2-3 razy więcej niż w przypadku zapisu obligującego firmę do skoszenia trawy jeśli osiągnie ona wysokość powyżej 10 cm. W pierwszym przypadku jest to praktycznie wycinka „młodego lasy”, w drugim „pielęgnacyjne strzyżenie trawnika”.
Stawki za 1 m/kw zawsze zaczynają się od tej minimalnej. Przykładowo w jednej z większych firm sprzątających są to 0,15 zł za tereny zielone i 0,30 zł za tereny utwardzone.
Sposoby rozliczania obsługi terenów zewnętrznych
Sposobów kontraktowania usług na terenach zewnętrznych jest co najmniej kilka. Najprostszy to oczywiście równy ryczałt miesięczny obowiązujący niezmiennie przez cały rok. Przy takim układzie dostawca usługi w miesiące letnie zarabia na pokrycie kosztów z miesięcy zimowych. Tego typu rozwiązania stosuje się przy bardzo małych powierzchniach lub w kontraktach z zamówień publicznych gdzie utrzymanie terenów zewnętrznych jest niewielkim procentem całego zamówienia.
Kolejnym sposobem jest rozbicie ryczałtu miesięcznego na okres letni i zimowy. Jeśli koszty w miesiącach letnich są dość łatwe do oszacowanie to inaczej ma się sprawa z miesiącami zimowymi. Tu bardzo dużo zależy od pogody czyli głównie od tego ile w sezonie jest tzw dni śnieżnych. Im więcej takich dni tym większe koszty obsługi. I tu zaczyna się hazard. Żądając od dostawcy ceny ryczałtowej za obsługę zimową zmuszamy go by zabawił się we wróża Macieja. Musi bowiem z góry założyć ile śnieżnych dni będzie musiał obsłużyć. Firmy sprzątające owszem robią to posługując się danymi historycznymi z poprzednich sezonów. Przy takich prognozach nie można posługiwać się średnią ogólnopolską. Inaczej bowiem sytuacja wygląda w zachodniopomorskim, inaczej w Warszawie a jeszcze inaczej w Zakopanem czy na Podkarpaciu. Wymuszając takie rozliczenie ryczałtowe zarządzający obiektem paradoksalnie często mocno przepłaca za usługę. Przy mało śnieżnych zimach renegocjacja kontraktu w dół jest mocno problematyczna. W sytuacji odwrotnej firma sprzątająca staje na głowie by podnieść wartość umowy na szali stawiając jakość wykonania usługi.
Dlatego coraz częściej wprowadza się rozwiązania, które minimalizują ryzyka związane z ryczałtem. Najprostszym jest miesięczna opłata za gotowość, która ma pokryć koszty inwestycji w sprzęt oraz podstawowe koszty osobowe. W ramach tej opłaty zamawiający i wykonawca dokładnie ustalają jaki sprzęt i ilu ludzi znajduje się stale na obiekcie i jak to się zmienia w przypadku potrzeby odśnieżania. Do tego dochodzą opłaty akcyjne. Są one wyliczane wg stawek za roboczogodzinę pracy sprzętu. Czasami osobną pozycją są również opłaty za ilość zużytego materiału (piasek, sól, ect.). Z moich obserwacji wynika, że taki model dość powoli ale jednak rozpowszechnia się w Polsce.
Ogólnie w regionach mocno śnieżnych (20-30 akcji w roku) zarządcy wolą rozliczać się z dostawcą usługi ryczałtem. W miejscach mniej śnieżnych nacisk ze strony zarządzającego idzie w stronę rozliczeń akcyjnych.
Struktura kosztów
Za co płacimy kontraktując obsługę terenów zewnętrznych? W klasycznej cleaningowej strukturze kosztów koszty osobowe dochodzą nawet do 80-85%. Przy utrzymaniu terenów zewnętrznych są one trochę mniejsze (65-70%). Do tego dochodzą koszty amortyzacji sprzętu 10% oraz jego koszty eksploatacyjne 5%. Poważną pozycją może być koszt materiałów sypkich (piasek, sól, chlorki…) - 10%. Chlorek magnezu jest ok. 5-10 razy droższy od soli drogowej. Dlatego jeśli dbając o buty lub ekologię zdecydujemy się go stosować warto sprawdzić od czasu do czasu czym rzeczywiście posypywana jest powierzchnia. Pozostałe koszty to koszty ogólne firmy wykonawczej 5-10%. W tej strukturze kosztów nie została uwzględniona marża, która powinna wynosić minimum 10-15%.
Przykładowa struktura kosztów zimowego utrzymania terenów zewnętrznych:
Koszty osobowe 65% Koszt amortyzacji sprzętu 10 % Koszt eksploatacji sprzętu (paliwo, ubezpieczenia, części serwis...) 5 % Koszt materiałów (sól, piasek, chlorki...) 10 % Koszty ogólne 10 %
Wybór dostawcy
Kontrakty na akcję „zima” podpisujemy najpóźniej w lecie. To właśnie teraz powinniśmy taki kontrakt mieć już podpisany lub kończyć negocjacje.
Na co zarządzający obiektem powinien zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy by odpowiednio zadbać zarówno o finanse jak i rzetelne wykonanie umowy? Przy utrzymaniu terenów zewnętrznych szczególnie ważny jest rzeczywisty potencjał techniczny i osobowy wykonawcy. Jeśli chcemy mieć absolutną pewność, że nasze tereny będą odśnieżane zgodnie z występującymi potrzebami warto by odpowiedni sprzęt w okresie zimowym stacjonował na naszym obiekcie lub w jego bezpośrednim pobliżu. Jak sypie śnieg to sypie w całym mieście jednocześnie. Tylko pierwsze miejsce w kolejce do odśnieżania gwarantuje sprawne wykonanie usługi. Kolejne miejsca obarczone są już ryzykiem, im dalsze tym ryzyko większe.
Ponadto do umowy z usługodawcą można załączyć listę sprzętu z podaniem konkretnej marki i rocznika produkcji. Gdy ograniczymy się do zapisu „traktor z pługiem i posypywarką” możemy dostać wiekowy ciągnik na przykład marki Ursus, który raz odpali raz nie odpali. Najemców obiektu nie interesują problemy techniczne zasłużonego dla polskiej wsi zabytku. Dla nich winny jest zarządca, który nie potrafił właściwie zorganizować usługi.
Oczywiście wspomniana wcześniej absolutna pewność kosztuje. Często jednak ze względu na charakter obiektu, wymagania najemców nie stać nas na sprawdzanie czy obietnice dostawcy mają pokrycie w rzeczywistości. A szukanie nowej firmy do obsługi terenów zewnętrznych w trakcie trwania okresu zimowego jest mało komfortowe. Efekt negocjowania kontraktu, gdy jesteśmy przyparci do ściany rzadko bywa korzystny finansowo.
By zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami zarządcy w umowach na obsługę terenów zewnętrznych wprowadzają klauzulę dotyczącą samodzielnego, interwencyjnego zlecania usług w przypadku gdy dostawca podstawowy nie wywiązuje się z obowiązków umownych. Koszty takich zleceń pokrywa wykonawca. Taka klauzula owszem zabezpiecza nas finansowo i jest dodatkową motywacją dla Wykonawcy jednak nie daje nam gwarancji szybkiego usunięcia lodu lub śniegu z powierzchni utwardzonych a przecież o to tak naprawdę chodzi.
Aspekty prawne
Na właścicielu obiekt ciąży obowiązek właściwego i bezpiecznego utrzymania terenów zewnętrznych. Mandaty od Straży Miejskiej nie są jeszcze takiej wysokości by były jakimś dużym obciążeniem budżetu. Szczególnie, że przeważnie cedujemy je na firmę odpowiedzialna za obsługę terenu. Poważniejszym zagrożeniem są wypadki i związany z nimi uszczerbek na zdrowiu. Tu z pomocą zarządcy przyszedł Sąd Najwyższy, który wyrokiem z 5 sierpnia 2005 r. sygn. akt II CK 595/04przenosi odpowiedzialność na „profesjonalistę” czyli firmę, która ma podpisany kontrakt na obsługę terenu. Dlatego warto zapoznać się z polisą ubezpieczeniową dostawcy usług, sprawdzić nie tylko jej wysokość ale też warunki szczegółowe. W naszym interesie jest nie tylko zminimalizowanie liczby wypadków czyli by nasi najemcy nie łamali sobie nóg lecz jeśli już się to zdarzy to by sprawa odszkodowania załatwiona została sprawnie.
Zadbany teren zewnętrzny jest dla przechodnia tym czym dobra kawa lub zadbana toaleta dla użytkownika budynku. Oprócz walorów estetycznych i funkcjonalnych to kwestia przede wszystkim prestiżu. Wszyscy wiemy jak ważne znaczenie ma „pierwsze wrażenie”. W przypadku obiektów komercyjnych to pierwsze wrażenie kreowane jest właśnie przez teren zewnętrzny. Pamiętajmy, że dotyczy ono nie tylko samego obiektu lecz również firmy, która nim zarządza.
Piotr Słomka